Application du RGPD et transmission de ses emails au salarie

Par un arrêt en date du 18 juin 2025, la Cour de cassation a clarifié sa position quant à l’obligation de l’entreprise concernant les mails de ses salariés et leur droit d’accès à ceux-ci.

En effet, au regard du RGPD, toute personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, dispose d’un droit d’accès auxdites données.

Sur la base de ce fondement, nombreux sont les salariés, ou plus souvent ex-salariés, qui sollicitent la transmission de l’ensemble de leur boîte mails en ce compris les emails professionnels dans leur entièreté.

Par cet arrêt, la Cour de cassation pose le principe que les emails émis ou reçus par le salarié grâce à sa messagerie électronique professionnelle constituent des données à caractère personnel au sens du RGPD et ce en raison du fait que ces emails contiennent des éléments d’identification de la personne, tels que son nom, son prénom ou son adresse électronique.

Le caractère professionnel de la messagerie ne fait donc pas obstacle à l’application du RGPD.

La cour précise que le salarié a le droit d’accéder à ses emails, l’employeur devant lui fournir tant les métadonnées que leur contenu.

Cependant, il ne faut pas interpréter cet arrêt comme une obligation de l’employeur de transmettre les emails dans leur entièreté.

En effet, cette obligation est limitée aux cas où les éléments dont la communication est demandée ne sont pas de nature à porter atteinte aux droits et libertés d’autrui.

L’employeur peut donc invoquer le respect du secret des affaires, de la propriété intellectuelle ou du droit à la vie privée d’autres personnes pour refuser la communication de certains éléments.

Ainsi, en réalité, le droit d’accès du salarié est limité à ses données personnelles contenues dans les courriels et aux métadonnées, mais ne s’étend pas nécessairement aux documents eux-mêmes.

Concrètement, l’employeur n’est pas obligé de fournir une copie intégrale des emails.

Il peut satisfaire à son obligation en communiquant, par exemple, un tableau contenant les métadonnées et les données personnelles extraites des différents emails.

Cette décision confirme que les employeurs ne peuvent pas ignorer les demandes d’accès aux emails professionnels sous prétexte de leur caractère professionnel.

Il doit procéder à une appréciation de l’équilibre entre le droit d’accès du salarié et la protection des droits des tiers et justifier son refus.

Ainsi, s’il ne justifie pas correctement son refus, l’employeur s’expose à devoir communiquer les emails dans leur entièreté voir au versement de dommages-intérêts.

Clément RAINGEARD Avocat Associé / Co-géranrt